你的档案室是不是堆满了文件？找一份旧档案要翻半天，还怕受潮、怕丢失。
这时候，把档案变成电子版，也就是做档案数字化，就很有必要了。
但自己买设备、招人做，太麻烦。找专业的档案外包咨询公司帮忙，是个好选择。
那么，这个服务具体是怎么做的呢？我们来看看完整的流程。
第一步：整理与分类
开始干活前，得先理清楚。
外包公司的人会先来看你的档案。有多少？是什么类型的？
然后，他们会把散乱的档案按顺序排好。比如按年份，或者按部门。这一步是为了后面扫描不出错。
第二步：扫描与拍摄
这是最关键的一步。要把纸变成图。
专业的公司有专门的扫描仪。速度很快，也不伤纸。
他们会把整理好的档案一张张扫描。生成清晰的图片文件。
第三步：数据录入（OCR）
光有图片还不够。如果你想在电脑里搜到档案里的字，就要做数据录入。
这通常叫OCR技术。简单说，就是把图片上的字，变成电脑能认得的字。
比如你搜“张三”，系统就能马上把包含“张三”的档案找出来。
第四步：检查与纠错
机器做完，人还要再检查。
检查员会看扫描清不清楚，有没有漏页。
还要检查录入的字对不对。如果发现错误，马上人工修改。保证电子档案准确无误。
第五步：存档与备份
最后一步，就是把做好的电子档案存起来。
通常会存成PDF或者图片格式。
根据你的档案管理要求，可以存到光盘里，也可以存到服务器上。为了安全，一般都会做备份。
总结
你看，通过档案外包咨询和执行，整个过程非常标准。
整理 > 扫描 > 录入 > 检查 > 存档。
这样一套做下来，你的档案就变得安全又好查了。
